独学高卒でも地方上級公務員に合格

ハンデを乗り越えて都庁含む都道府県庁、国税専門官に合格しました。ブログでは公務員試験情報のほか、実用書レビューや、現在勉強中の日商簿記1級、TOEIC、プログラミングについても語ります。

伝えるための根本が分かれば面接はうまくいく

こんにちは!

Takatoraです。

 

今回のTakatoraの戦術書を読む企画の紹介書籍は、

「1分で話せ」です。

 

1分で話せ 世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術

1分で話せ 世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術

 

 ビジネス書ランキングで1位になったりと今年話題になっている本ですね。

 

この本、字だけじゃなくて図解も入れて話し方について説明していて、とてもわかりやすい本です。また実践編としてさまざまなビジネスシーンでのアドバイスも紹介されおり、実学として有効な一冊です。

 

そして、私がこれを読んで思ったのは「これは公務員試験の面接試験にも役立つのではないか」ということです。

 

実際の面接の現場では、面接官に聞かれたことを的確にいい印象で話さなければなりません。しかもダラダラ話すのではなく簡潔に話すことも大切です。その技術を身につけるのにこの本はおススメです。

 

私は仕事で結構ダラダラと話してしまうことがあって、自分でも直さなきゃいけないなと常々感じていました。

 

そのため、私自身にこの本の需要があったので買ったのですが、たまに仕事のときに思い出して実践させていただいています。

 

それでは本の紹介に入ります。

 

  

1、伝える前に考えること

 

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・相手は自分の話を80%聞いていない

相手は会議などで嫌々出席しているだけであって聞いていないかもしれない。

始めは聞こうとしても、途中で飽きてしまって最後まで聞いていないこともある。

でもこれが当たり前。相手は自分の話を全然聞いていない生き物。

公務員試験の面接試験では聞いていないことはありませんが、民間の面接では相手への興味を失った時点で話を聞かないことがあります。メモに×と書かれて終わりです。

 

・そんな人間に伝えるためには

1分で話すことが勝負になる。著者の伊藤氏は

「1分でまとまらない話は結局何時間かけても伝わらない」

「どんな話でも1分で伝えることはできる」

「特に忙しい上司や役員などは「1分」のほうが聞いてくれる確率は高い」

と書いている。

5分で話すべきことも、30分かけて話すことも、1時間与えられた時でも、まずは1分話せるように話を組み立てよう。

面接でも質問に対して話したいことはたくさんあると思いますが、まず1分以内にまとめてみましょう。

 

・右脳と左脳に働きかける

論理だけでも情熱だけでも人は動かない。

両方に働きかけるべき。

面接官の立場にたってみましょう。果たして淡々と論理的に話す受験生と、情熱的に論理的に話す受験生を見たときに、どちらか一人を採用しなければいけない場合、他の要素が全く同じだったときどちらを採用するでしょうか。

 

2、伝える基本事項

 

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・君はいったい何のために伝えるのか

「誰に何かをやってもらいたい」

カギは「誰か」である。相手がいるわけである。だからこの相手は誰かをイメージしながらプレゼンを作っていくべきだ。

誰かとは、、

どういう立場にいるか?どんなことに興味があるのか?専門的要素についてどのくらい理解ができるか?など。

面接官は「この人は公務員になっても問題ない人間なのか?」などいろいろなことを考えながら受験生を見ています。

 

・伝えたあとのゴールはなんだ?

相手が理解することはゴールではない。そもそも「理解してもらう」というゴールがおかしい。

伝える前に、相手が「理解したうえで、どこまでやればいいのか」を決める。

面接官のケースでは、相手に「自分を採用してもらう」ために伝えるべきです。

 

・きれいに話すのではなく、相手を動かしてなんぼである

プレゼンのケースでは、プレゼン前の根回しとか、そもそも席配置をどうするか、直前の軽い挨拶、その後のフォローなど前後のアクションもトータルで設計していくことが大事である。

面接では、模擬面接を受けて相手がどう感じたか聞くとかですかね。

 

3、1分で伝える( ロジカル )

 

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・結論のないピラミッドになっていないか

根拠があって主張を話す。

根拠がないと相手は「で?」となる。

 

・本当の「結論を先に言え」とは?

データや分析(売上が伸びた等)が本当に結論か?

これらは事実の羅列にすぎないことが多々ある。

だから「A商品を増産させましょう」じゃないのか?

考えるつもりで悩んでいないか?悩んでいても結論は出ない。機械的に「考える」=結論を出す習慣をつくろう。

面接では、「この自治体ではこういういいところがある。だからこうしたい」と自分の主張を引き立たせるために根拠を持っていきましょう。

 

・意味がつながってはじめてロジカル

短くすれば必ず伝わるものではない。大事なのは結論と根拠をロジカルにつくること。

どうすればいいか。それはひとまず「意味がつながっていればロジカル」なのである。

「勉強に疲れたから休む」は意味がつながっている。

「勉強に疲れたからテキストを読む」は意味がつながらない。本人には理由があるかもしれないが、相手にとって意味がつながらなければしょうがない。

 

・いかにいらない言葉は削るか

「基本的には」なんて言葉は不要。万一できなかったときの言い訳。基本でない場合のことを話さないのであれば、そもそも不要。

「先に述べてたように」もいらない。むしろ言われていい気持ちはしない。文章の場合には入れることは大丈夫。

面接で嘘はついてはいけませんが、保険のつもりでたくさん要らない言葉は言わないようにしましょう。

 

・頑張ったことは話すな!

頑張ったことを話すと、とたんに話が伝わらなくなる。

その代表例は「プロセス」を話すこと。プロセスよりも結果を相手は聞きたい。あなたは頑張ったことを認めてもらいたいだろうが、相手はすぐにあなたの話を聞いて結論を出したいと思っている。

 

4、相手を迷子にさせない

 

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・一瞬だけ注目を集めるのではなく、話している間ずっと集中力をこちらに向け続けてもらう

なにを言っているのかわからない話は、相手にとっては子守唄になってしまう。わからない言葉が2,3個出てきたら相手の脳は完全にシャットダウンしてしまう。

 

・中学生が理解できるレベルの言葉しか使わない

テレビニュースは、専門用語以外は中学生でも分かるレベルの言葉しか使わない。

面接でも賢い自分をアピールしようとして難しい言葉や横文字を使う必要はありません。地方自治体の場合はそこに住む住民がお客様ですから、そのお客様にわかる説明をすればいいのです。

 

5、1分でその気にさせる( パッション! )

 

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・正しいことを言うだけでは人は動かない

もちろんロジカルは大事だが、ロジカルに考えられた正しいことを聞いて理解するだけでは人は動かない。

 

・人はイメージを想像することで、感情が揺すぶられる。

相手にイメージさせよう。相手の頭の中にイメージを描いてもらい、相手にイメージに入ってきてもらうことが効果的。

 

・話は3段構えでつくれ

1段目は結論。2段目は根拠だが、3段目は何でしょう。3段目は事実。「たとえば」の話です。話を組み立てる際はこの3段を組み立てるように設計するのがおススメ。

 

6、1分で相手を動かす

 

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・超一言で包み込む

正しいことと、相手にイメージが湧くことだけでは、人は勝手に動いてくれない。

その時は、せっかくいい印象をもってもらっても、ずっとそれを覚えているかどうかは別の話。では、ずっと覚えてもらうためにどうするか。それは、「自分の伝えたいことを、一言のキーワードで表す」その一言に、自分の伝えたい内容を「包み込む」これが超一言。

 

・リトルホンダ

話している自分と相手を俯瞰で見るのが大事。具体的には「話している自分と、聞いている相手のことを客観的に見ているもう一人の自分」を置いて、常に相手は自分に対してどのような印象で受け止めているのかチェックしてもらい、そのフィードバックを受けて、話し方を変えていく。

 

7、伝え方のパターンはあるんです

 

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・根拠を結論で挟む

・まとめを話してから詳細を話す

・主張→根拠→例示 

 

8、いざ実践

 

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・とっさに意見を求められて頭が真っ白になるパターン

まず相手は何を質問しているのか考える。YESorNOなのか、アイデアはないか聞かれているのか。このタイミングでは、まだどうするか考えなくてもいい。

次に会議で「自分のポジション」をとることが大事である。賛成なのか反対なのか誰かが何かのポジションにとらないと、まったく議論は進まない。

そして意見を言う。

 

9、まとめ

 

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面接であっても仕事であっても、相手に伝えることは大切です。この本は受験生のみなさんが就職や転職を果たしたあとも有効な書籍ですので、ぜひお読みください。

 

1分で話せ 世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術

1分で話せ 世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術

 

〈参考文献〉

伊藤洋一『1分で話せ世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術』東京、SBクリエイティブ(株)、2018年