独学高卒でも地方上級公務員に合格

ハンデを乗り越えて都庁含む都道府県庁、国税専門官に合格しました。ブログでは公務員試験情報のほか、実用書レビューや、現在勉強中の日商簿記1級、TOEIC、プログラミングについても語ります。

超高速仕事術①【時間管理編】

おはようございます。

Takatoraです。

 

今回は仕事を超高速で終わらせる方法を、カルビー会長兼CEOの松本晃さんの仕事術から、時間管理という観点で紹介したいと思います。

 

もし好評であれば、この超高速仕事術、②③…と続けていきたいと思います。

 

 

時間に対する大切な考え方 

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大事な「時間」のために、「余計なことはしない」ことにこだわります。

 

余計かどうかの判断は簡単です。

 

それは、結果につながるかどうかにフォーカスして考えることです。

 

朝をメールチェックに支配されないためには

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朝、メール処理をしながらエンジンを温めていくなんて、貴重な朝の時間を浪費する典型例です。

 

メールはあくまでも仕事ツールです。仕事そのものではありません。

それに気づかずメール対応で1日の大半を過ごして仕事をした気になってはいけません。

 

仕事の鉄則は「重要かつ緊急なこと」からです。

 

「でもメールが1日も100件近く来ていて処理だけでも大変」と思う人も多いでしょう。

 

だからこそメール処理には大胆な発想の転換が必要です。

 

松本さんのメール処理は「夜」と「翌朝」の2回と決めています。日中は仕事に専念するためです。

 

また会長の役職でありながら、会社まで電車通勤しています。

 

それは、「到着時刻が正確に分かるから」です。

 

そして電車内では、「考えること」と「情報収集」をしています。

 

考えることなら、仕事に関するテーマを決めて解決策を練る。

 

情報収集なら、読書など。

 

読書などの情報収集は大事です。

 

しかし、自分の頭で考えること。

 

重要かつ緊急なことを確実に実行するには

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時間管理の王道である、「重要かつ緊急なことを実行する」って実はなかなかできていないことがありますよね。

 

プレッシャーのかかる仕事は後回しにしがちです。

 

だからそういうことにならないよう、松本さんは工夫を凝らします。

 

私は20代の頃、紙に書いて仕事の優先順位をハッキリさせていました。

 

重要度を縦軸、緊急度を横軸にした図を使って、抱える仕事を「見える化」する。

 

そうすると、「重要かつ緊急なこと」に着手する意識が高まります。

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仕事の優先順位を「見える化」する事が大事です。

 

余計なことはせずに1番大事なことは何か?それをシンプルに自分に問いかけるのです。

 

「緊急度は高くないが、重要度は高い仕事だって、いつかは緊急度も高くなるから大事な仕事なんじゃないの?」

 

たしかにそうかもしれません。

 

その仕事は、タスクごとにメモに書いて持ち歩いてください。

 

それぞれの案件の最初にチェックボックスを書いておき、タスクが終わったらチェックを入れてください。

 

そうすればスキマ時間に取りかかれますので、時間を有効に使えます。

 

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打ち合わせ時間をコントロールするには

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それで相手のいる打ち合わせでは、どのように時間管理をすればいいのでしょうか。

 

これに対して松本さんはこんなアドバイスをします。

 

まずは個人でできる時間管理から。

 

必要な書類はシンプルに仕上げて、打ち合わせが開かれる2日前までに、出席者に渡しておくといい。

 

事前に読んでおいてもらえば、打ち合わせ中に資料を読み上げる時間を省ける。

 

すぐに有意義な議論に入れます。

 

打ち合わせはあくまでも打ち合わせのために時間を使い、資料の説明などに時間をとってはいけません。

 

資料の音読タイムなんてもってのほかです。

 

また、打ち合わせ日にコントロールするには。

 

打ち合わせに入る前、進行役に終了時刻を改めて確認するといい。

 

いたずらに延長したり、次回に持ち越したりすることを防げる。

 

「このテーマは15分で考えて結論を出してみませんか」と提案するのも有効です。

 

全員が時間を意識することになるから、集中して話し合えます。

 

議論時間はある一定の時間に達すると、それ以降議論を深めることができません。

 

ダラダラした打ち合わせほど無駄なものはありません。

 

打ち合わせ前にダラダラの根を根絶しましょう。

 

残業ゼロを達成するには

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 社会の要請により、企業によっては残業を禁止する企業も増えてきました。

 

でもまだまだ残業が常態化している企業が存在するのも事実です。

 

どうすれば残業ゼロを達成できるのでしょうか。

 

「仕事が終わったら帰る」と漫然と働いていたら、残業になるのは当然です。

 

ところが、自分で「会社を出る時刻」を決めた瞬間に時間の使い方を工夫するようになり、効率的に働けます。

 

これは経験則で事実です。

 

18時からジムや家族サービスの予定を入れたりするとその日に締め切りがあるので、効率的に働くことができます。

 

おススメです。

 

時間はつくるもの

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いかがでしたか?

 

よく言われることですが、時間だけはどの人も平等に与えられています。

 

だから、徹底的に無駄を排除して時間をつくるのです。

 

私もビジネスの世界で生きている端くれですから、今回の経営者の工夫を参考にしていきたいです。

 

<参考文献>

日経BPムック『「時短」と「成果」が両立する劇的スード仕事術』東京都、日経BP社、2017年