おはようございます。
Takatoraです。
今回は仕事を超高速で終わらせる方法を、カルビー会長兼CEOの松本晃さんの仕事術から、時間管理という観点で紹介したいと思います。
もし好評であれば、この超高速仕事術、②③…と続けていきたいと思います。
時間に対する大切な考え方
大事な「時間」のために、「余計なことはしない」ことにこだわります。
余計かどうかの判断は簡単です。
それは、結果につながるかどうかにフォーカスして考えることです。
朝をメールチェックに支配されないためには
朝、メール処理をしながらエンジンを温めていくなんて、貴重な朝の時間を浪費する典型例です。
メールはあくまでも仕事ツールです。仕事そのものではありません。
それに気づかずメール対応で1日の大半を過ごして仕事をした気になってはいけません。
仕事の鉄則は「重要かつ緊急なこと」からです。
「でもメールが1日も100件近く来ていて処理だけでも大変」と思う人も多いでしょう。
だからこそメール処理には大胆な発想の転換が必要です。
松本さんのメール処理は「夜」と「翌朝」の2回と決めています。日中は仕事に専念するためです。
また会長の役職でありながら、会社まで電車通勤しています。
それは、「到着時刻が正確に分かるから」です。
そして電車内では、「考えること」と「情報収集」をしています。
考えることなら、仕事に関するテーマを決めて解決策を練る。
情報収集なら、読書など。
読書などの情報収集は大事です。
しかし、自分の頭で考えること。
重要かつ緊急なことを確実に実行するには
時間管理の王道である、「重要かつ緊急なことを実行する」って実はなかなかできていないことがありますよね。
プレッシャーのかかる仕事は後回しにしがちです。
だからそういうことにならないよう、松本さんは工夫を凝らします。
私は20代の頃、紙に書いて仕事の優先順位をハッキリさせていました。
重要度を縦軸、緊急度を横軸にした図を使って、抱える仕事を「見える化」する。
そうすると、「重要かつ緊急なこと」に着手する意識が高まります。
仕事の優先順位を「見える化」する事が大事です。
余計なことはせずに1番大事なことは何か？それをシンプルに自分に問いかけるのです。
「緊急度は高くないが、重要度は高い仕事だって、いつかは緊急度も高くなるから大事な仕事なんじゃないの？」
たしかにそうかもしれません。
その仕事は、タスクごとにメモに書いて持ち歩いてください。
それぞれの案件の最初にチェックボックスを書いておき、タスクが終わったらチェックを入れてください。
そうすればスキマ時間に取りかかれますので、時間を有効に使えます。
打ち合わせ時間をコントロールするには
それで相手のいる打ち合わせでは、どのように時間管理をすればいいのでしょうか。
これに対して松本さんはこんなアドバイスをします。
まずは個人でできる時間管理から。
必要な書類はシンプルに仕上げて、打ち合わせが開かれる2日前までに、出席者に渡しておくといい。
事前に読んでおいてもらえば、打ち合わせ中に資料を読み上げる時間を省ける。
すぐに有意義な議論に入れます。
打ち合わせはあくまでも打ち合わせのために時間を使い、資料の説明などに時間をとってはいけません。
資料の音読タイムなんてもってのほかです。
また、打ち合わせ日にコントロールするには。
打ち合わせに入る前、進行役に終了時刻を改めて確認するといい。
いたずらに延長したり、次回に持ち越したりすることを防げる。
「このテーマは15分で考えて結論を出してみませんか」と提案するのも有効です。
全員が時間を意識することになるから、集中して話し合えます。
議論時間はある一定の時間に達すると、それ以降議論を深めることができません。
ダラダラした打ち合わせほど無駄なものはありません。
打ち合わせ前にダラダラの根を根絶しましょう。
残業ゼロを達成するには
社会の要請により、企業によっては残業を禁止する企業も増えてきました。
でもまだまだ残業が常態化している企業が存在するのも事実です。
どうすれば残業ゼロを達成できるのでしょうか。
「仕事が終わったら帰る」と漫然と働いていたら、残業になるのは当然です。
ところが、自分で「会社を出る時刻」を決めた瞬間に時間の使い方を工夫するようになり、効率的に働けます。
これは経験則で事実です。
18時からジムや家族サービスの予定を入れたりするとその日に締め切りがあるので、効率的に働くことができます。
おススメです。
時間はつくるもの
いかがでしたか？
よく言われることですが、時間だけはどの人も平等に与えられています。
だから、徹底的に無駄を排除して時間をつくるのです。
私もビジネスの世界で生きている端くれですから、今回の経営者の工夫を参考にしていきたいです。
<参考文献>
日経BPムック『「時短」と「成果」が両立する劇的スード仕事術』東京都、日経BP社、2017年
